Waarom het opstellen van een Business- en Procesmodel en applicatie functies zo waardevol is

Waarom opstellen van architectuur zo waardevol isÖ

Chilico is een liefhebber van modelleren: met het juist gebruik van modellen kan een organisatie: 1) zijn activiteiten beter richten, 2) meer rendement uit zijn activiteiten halen en 3) medewerkers beter motiveren. Inhoud:

  1. voordelen van modelleren
  2. timing van een model
  3. hiŽrarchie Business-, Procesmodel en applicatie functies

1) voordelen van modelleren

Omdat processen en requirements de kerncompetenties van Chilico zijn, zal ik de voordelen van modelleren uitleggen aan de hand van het Procesmodel. Een Procesmodel is een overzicht van de (bedrijfs)processen die de organisatie uitvoert om het business model te realiseren: het is de vastlegging van processen op het hoogste niveau tot en met de activiteiten die op de werkvloer worden uitgevoerd (ook wel aangeduid als proces architectuur). De voordelen van het modelleren van processen zijn:
  1. Beter richten: een organisatie voert alleen processen uit die bijdragen aan de doelen uit het business model. Als je processen identificeert die niet bijdragen aan het business model, kunnen deze processen geŽlimineerd worden. Dit voordeel bereikt een organisatie al tijdens het opstellen van een Procesmodel.
  2. Hoger rendement: Een organisatie richt voor iedere dienst maar ťťn proces in. Tijdens opstellen van een Procesmodel merkt de organisatie vaak dat er meerdere processen zijn die bijna allemaal dezelfde functie hebben, bijvoorbeeld er is geen proces 'verkoop retailer', maar er zijn vier verschillende īhoofdīprocessen verkoop retailer: 'verkoop retailer lampen', 'verkoop retailer stoelen', 'verkoop retailer vazen' en 'verkoop retailer tv meubelen'. Als je in detail de processen onderzoekt blijkt dat in de processen exact dezelfde activiteiten worden verricht, maar in verschillende volgorde, door verschillende afdelingen en/of op verschillende wijze. Door deze processen te standaardiseren kun je het aantal processen en activiteiten terugbrengen. Deze vereenvoudiging levert mogelijke besparing in logistiek, voorraad, debiteurenbeheer, etc.
  3. Beter rendement door hergebruik: als de organisatie al een Procesmodel heeft en de organisatie wil een nieuw product/dienst toevoegen aan het assortiment dan gebruik je het model om te analyseren hoe je de nieuwe dienst aanbiedt op basis van de bestaande processen: hiermee hergebruik je de bestaande infrastructuur, voorkomt de organisatie dubbele kosten en bereikt de marketing afdeling een snellere time to market.
  4. Meer gemotiveerde medewerkers: het Procesmodel geeft medewerkers meer inzicht over hun rol in de organisatie, waardoor zij doelmatiger werken.
Ten slotte helpt een Procesmodel om een relatie te maken naar het business model en onderliggende ICT infrastructuur, de (waarde)positie in de keten te definiŽren en inefficiŽnties binnen bestaande processen te identificeren.
Waarschuwing: modelleren kost tijd en vereist blijvende committment van het management om de bovengenoemde winsten te realiseren. Het is een reŽel risico dat uitvoerende medewerkers veel tijd besteden aan een veelbelovende eindproduct dat nooit wordt gebruikt.

2) Timing van een model


Modelleren is altijd nuttig voor een organisatie. Bij het opzetten van een nieuwe bedrijf/afdeling/dienst is een procesmodel waardevol om te zorgen dat alle processen worden ingericht. Bij het uitbouwen of efficiŽnter maken van een bestaande is een procesmodel waardevol om een organisatie beter te richten. Ook tijdens programma's is het gebruik van een procesmodel waardevol: 1) bij een nieuw programma helpt het model om nieuwe processen beter aan te sluiten bij bestaande processen, 2) bij de uitvoering helpt het model om te zorgen dat processen consistent worden ingericht en 3) na afloop om te zorgen dat processen goed worden geÔmplementeerd en na verloop van tijd procesverbeteringen door te voeren: in de loop van de tijd wijzigen klantwensen, technieken en processen waardoor de klant nog beter, goedkoper en sneller kan worden bediend.

Voor veel projecten lijkt het opstellen van een Procesmodel lastig: 1. Een model is vaak (te) ingewikkeld, 2) kost (te) veel tijd en 3) er zitten vaak (te) zware procedures aan vast om het model te wijzigen. Bovendien is het commentaar dat de implementatie prima gaat zonder het gestructureerd vastleggen van processen. Dat laatste kan inderdaad een tijd goed gaan: tot de eerste projectmedewerkers verdwijnen, het project in de organisatie is geÔmplementeerd, er wijzigingen nodig zijn op proposities, processen en diensten of tot de complexiteit binnen een programma zo groot wordt dat processen elkaar raken en het overzicht verdwijnt. Dan pas ervaren projecten de noodzaak om processen gestructureerd gedocumenteerd te hebben. Ten aanzien van de bezwaren: dat zijn bezwaren tegen de eigen organisatie/cultuur: het opstellen en onderhouden van een procesmodel dient een flexibel en dynamische activiteit te zijn, dat bij de leidende Business architecten wordt belegd en waarvoor circa 80 tot 160 uur nodig is om een werkbare versie op te stellen, afhankelijk van de complexiteit en het mogelijk gebruik van standaard frameworks (zoals eTom of APQC).

3) HiŽrarchie Business-, Procesmodel en applicatie functies


Onderstaand een korte impressie van de relatie Business-, Proces- en Applicaties.

3.1) Het Business model
In het Business model legt de organisatie vast wat de organisatie wil bereiken: wat zijn de doelen, wat de proposities en wat de marktpartijen. Een populair model is het 'Canvas' dat door de Zwitser Alex Osterwalder et.al. is geschreven (zie onderstaande figuur) waarin het Business Model uit 9 bouwblokken is opgebouwd. Het model is vooral voor generatie van nieuwe business modellen, maar is door de compactheid ook interessant om huidige situatie vast te leggen en te communiceren.

Tip: download bovenstaande afbeelding en bekijk het op 100% grootte.

3.2) Het Procesmodel
In het Procesmodel legt de organisatie vast wat zij moet doen om de bedrijfsdoelstellingen te realiseren. Het model is hiŽrarchisch opgebouwd: op het hoogste niveau definieert organisatie de (bedrijfs)functies die zij levert aan interne en externe klanten ("function model"), op lagere niveaus de specifieke handelingen die binnen de functies/bedrijfsprocessen worden uitgevoerd om de functies te kunnen leveren. Een bedrijfsproces is een logische verzameling activiteiten waarmee een specifieke product/dienst wordt opgeleverd dat/die een toegevoegde waarde oplevert voor interne of externe klant(groep)en, bijvoorbeeld in de vorm van een speelgoedautootje of de financiŽle verantwoording. In onderstaande voorbeeld zijn drie niveaus gedefinieerd (zie onderstaande figuur).

De mate waarin (sub) niveaus worden uitgewerkt is afhankelijk van de gekozen proces architectuur. Zie onderstaand voor een vergelijk van drie bekende proces architecturen of frameworks.

Voor het modelleren voor de eigen organisatie kan het helpen gebruik te maken van bovenstaande frameworks: voor de telecomindustrie is bijvoorbeeld eTOM beschikbaar dat ook als basis gebruikt kan worden voor andere service industrie. Met dit framework als basis is het eenvoudiger om een eigen Procesmodel te maken (zie onderstaande figuur).
NB In een volgend artikel ga ik in op het eTOM model en het onderscheid tussen primaire, secundaire en bestuurlijke processen.

3.3) Applicatie functies
De laatste stap is het vastleggen van een relatie tussen processen en IT. In een Enterprise Architecture zoals Archimate wordt bij een proces vastgelegd welke applicatie (functies) gebruikt worden in het proces. Het gaat in een apllicatie functie om software dat een afgebakende stuk (geautomatiseerde) bedrijfslogica levert, zoals een betaalmodule internet. Hiermee heeft een organisatie direct inzicht in welke geautomatiseerde functies beschikbaar zijn en welke worden gebruikt. De catalogus van applicatie functies helpt vervolgens om (nieuwe) processen effectiever met bestaande applicatie functies in te richten.